Кто должен составлять штатное расписание на предприятии

Содержание
  1. Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни
  2. Каковы общие правила составления штатного расписания
  3. Как составить новое штатное расписание организации
  4. Штатное расписание – что это и когда составляется, как правильно составить форму т 3, виды и особенности, внесение изменений, образец приказа
  5. Что это и когда составляется?
  6. Как правильно составить форму Т3?
  7. Виды и особенности
  8. Приказ об утверждении
  9. Что такое штатное расписание: как составить
  10. Предназначение документа
  11. Кем составляется документ
  12. Структура документа
  13. Правила заполнения
  14. Заключение
  15. Штатное расписание: образец, правила составления и изменения + форма
  16. Что такое «Штатное расписание»
  17. Функции штатного расписания
  18. Штатное расписание – обязательный документ
  19. Какой срок действия штатного расписания
  20. Сколько и где хранится штатное расписание
  21. Кто составляет
  22. Сколько копий ШР должно быть на производстве
  23. Изменение штатного расписания
  24. Есть ли обязательная форма штатного расписания
  25. Структура штатного расписания организации
  26. Как составить штатное расписание
  27. Утверждение штатного расписания
  28. Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году
  29. Чем грозит отсутствие штатного расписания
  30. Кто и как составляет и ведет штатное расписание
  31. Форма документа
  32. Как корректно заполнить форму № Т-3
  33. Готовим приказ на утверждение
  34. Как вносить изменения

Штатное расписание: правила составления, законодательные нормы, подводные камни

Кто должен составлять штатное расписание на предприятии

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • По каким правилам составляют штатное расписание организации
  • Как составить штатное расписание в 1С
  • Как утверждается штатное расписание
  • Как внести изменения в утвержденное штатное расписание
  • Для чего нужна штатная расстановка
  • Что может грозить организации за отсутствие штатного расписания

Штатное расписание компании — это документ, в котором отражен состав и число штатных сотрудников. Стандартный вариант его включает в себя перечень должностных позиций, сведения о количестве работников предприятия и оплате их труда.

Относительно последнего пункта указывают размеры окладов, надбавки и месячные отчисления. Заполнение штатного расписания должно вестись с учетом ряда правил. «Штатное расписание: оформляем по всем правилам» — так звучит тема нашей статьи.

Каковы общие правила составления штатного расписания

Составлять штатное расписание обязан экономист по труду из отдела компании и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года).

Но фактически составление штатного расписания — задача, которая ложится на специалистов кадрового отдела, юристов и бухгалтеров.

Официальная ответственность за документ лежит на руководителе компании и главном бухгалтере, поскольку эти лица его подписывают.

Составляют штатное расписание на любой срок. Но, как правило, формируют штатное расписание на год (образец есть в Интернете). Чтобы с подготовкой документа не возникало проблем, порядок его разработки лучше отразить в инструкции по делопроизводству, обозначив:

  • по каким правилам и в течение какого времени нужно вносить изменения;
  • какую форму должен иметь приказ на утверждение штатного расписания (образец 2018 есть в Интернете);
  • кто отвечает за создание и подписание данного документа и приказов;
  • из чего состоят правовые и локальные нормативные акты работодателя, которые становятся основой для создания штатного расписания;
  • с кем из сотрудников надо согласовывать проект штатного расписания вместе с изменениями в нем.

При составлении штатного расписания компании следует опираться на такие нормативно-правовые документы, как:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • ТК РФ;
  • Единая тарифная сетка РФ.

В штатном расписании указывают: название структурных единиц компании; наименование должностей, специальностей, разрядов; количество единиц в штате; сумму оплаты труда в соответствии с тарифной ставкой (окладом); сумму надбавок и суммарный объем финансовых средств, которые каждый месяц выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

Названия подразделений указывают от более значимого к менее важному. Пример:

  • руководящий отдел или администрация (директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба и т. д.);
  • отделы производственного назначения;
  • вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Графу «Профессия» заполняют строго на основании тарифно-квалификационных справочников и Общероссийского классификатора должностей служащих и специальностей рабочих.

Штатное расписание должно включать в себя указание должностей в компании вместе с окладами по ним. О конкретных сотрудниках при этом не упоминают. Назначение работников на те или иные должности производится в соответствии с приказом руководства уже после утверждения расписания.

Следует запомнить, что если должности называются одинаково, то и трудовые функции работников должны быть одинаковыми. С позиции законодательства важно, чтобы равноценная трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.

Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться.

В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется.

Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.

Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.

Штатное расписание на 2018 год, образец формы № Т-3

Как составить новое штатное расписание организации

В первую очередь в штатном расписании указывают название компании (полное или сокращенное наименование), код по ОКПО, фактическую дату создания документации вместе с номером.

Чтобы составленное штатное расписание было утверждено, издают приказ/распоряжение руководителя компании или работника, имеющего на это соответствующие полномочия.

Дату вместе с порядковым номером по очередности выпуска внутренних документов вносят в строчку штатного расписания, которая начинается со слов «Утверждено приказом».

Следующая строчка, которая начинается со слов «на период», необходима для обозначения срока актуальности штатного расписания (год, как правило) и даты, когда оно начинает действовать. Затем в документ вписывают штатных единиц и заполняют основные столбцы.

  1. Структурное подразделение

Первый столбик «Наименование» заполняют произвольно. По традиции структурные отделы предприятия располагают иерархически. Сначала указывают администрацию, в конце — обслуживающие подразделения.

Во втором столбце таблицы обозначают коды структурных отделов компании, установленные руководством. По этой графе больше определяют, какое место каждый отдел занимает в общей организационной структуре предприятия.

Вот как примерно может выглядеть заполненный столбец штатного расписания:

  • финансовый отдел предприятия имеет код 02. В этом случае у бухгалтерского и экономического отделов в его составе будут коды 02.01 и 02.02;
  • если у отделов есть дополнительные группы, то их коды отразят так: к примеру, расчетная группа бухгалтерии будет иметь код 02.01.01.
  1. Должности (специальность/профессия), разряд, класс/категория профквалификации в штатном расписании

В третьем столбике таблицы штатного расписания указывают названия должностей. По традиции они располагаются по иерархии — от руководящих постов до младших работников.

Следует помнить, что в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что специалистам, занимающим некоторые должности, по закону положены компенсации, льготы. Также могут быть предусмотрены некоторые ограничения. То есть название каждой должности должно соответствовать следующим источникам:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94 принят Постановлением Госстандарта РФ № 367 от 26.12.1994);

Источник: https://sales-generator.ru/blog/shtatnoe-raspisanie/

Штатное расписание – что это и когда составляется, как правильно составить форму т 3, виды и особенности, внесение изменений, образец приказа

Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
Время чтения: 4 минут(ы)

Работая в компании, любой работодатель или рядовой сотрудник сталкивается с таким понятием как «штатное расписание». На первый взгляд этот документ не кажется необходимым, поэтому многие организации не спешат его оформлять.

Однако, именно с помощью этого документа, можно решить определенные вопросы, возникающие по найму или сокращению должностей, а так же по заработным платам сотрудников. В данной статье рассматриваются образцы штатного расписания, а так же его виды и особенности. Читайте обзор очков для водителей.

Документ Штатное расписание является важным для любой компании

Что это и когда составляется?

Штатное расписание – документ, крайне необходимый в работе любой организации. По сути, в штатном расписании представлена вся информация о подразделениях компании, должностях, а так же об окладах и премиях, выплачиваемых сотрудникам.

Взять на работу сотрудника можно только в то подразделение и на ту должность, которые прописаны в штатном расписании компании. Штатное расписание составляется к заранее определенной приказом дате, а утверждается оно каждый год 1 января.

Составлять штатное расписание должен экономист по труду, однако не во всех организациях есть подобная должность. Поэтому руководитель должен возложить составление штатного расписания на сотрудника посредством специального приказа. Читайте когда и как проводится целевой инструктаж по охране труда.

Как правильно составить форму Т3?

Обычно, при составлении штатного расписания используется форма Т-3.

Вверху бланка указываются количество штатных единиц и дата, начиная с которой документ вступает в силу. Если не указывать период действия документа, то тогда он будет действителен до внесения новых изменений или до оформления нового штатного расписания.

Бланк формы Т-3 разделен на десять граф, каждая из которых имеет свое назначение:

  • 1, 2 – указывают названия и код каждого подразделения компании;
  • 3 – для названия должности;
  • 4 – для указания количества штатных единиц (если ставка не полная, то это также указывается);
  • 5 – для зарплаты (в рублях);
  • 6,7,8 – для указания надбавок к заработной плате;
  • 9 – сумма заработных плат и надбавок к ним, умноженная на количество штатных единиц;
  • 10 – дополнения.

Бланк должен быть подписан главным бухгалтером, сотрудником кадрового отдела и руководителем организации. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

На фото представлении образец штатного расписания 2015 для ОООНа рисунке представлен образец штатного расписания 2015 для ИП

Виды и особенности

В зависимости от деятельности той или иной организации, содержания штатных расписаний также могут различаться между собой.

  1. Штатное расписание МВД на 2015 год. В связи с массовыми сокращениями в органах внутренних дел России было сформировано новое штатное расписание. Согласно ему, сейчас в МВД работает 1 003 172 человека, а это значит, что количество штатных единиц было сокращено на 10%.
  2. Штатное расписание президентских кадетских корпусов. Штатное расписание кадетских корпусов имеет свою специфику в заполнении. Необходимо указать разряд каждого из сотрудников по ЕТС (единая тарифная сетка). Данных разрядов всего 18, в зависимости от сложности выполнения той или иной работы.
  3. Штатное расписание организации. По закону РФ без утвержденного штатного расписания невозможно провести сокращение сотрудников, поэтому этот документ представляет особую важность для каждого предприятия. При составлении штатного расписания следует пользоваться формой Т-3.
  4. Штатное расписание строительной организации. При оформлении штатного расписания такого вида, используется та же форма документа – Т-3.
  5. Штатное расписание отряда мобильного особого назначения. В Штатном расписании ОМОН также есть графа разрядов по ЕТС.
  6. Штатное расписание управляющей компании ЖКХ.
  7. Штатное расписание ТСЖ.
  8. Штатное расписание ТЭЦ.

Штатное расписание – обезличенный документ, поэтому в нем должны быть перечислены не инициалы сотрудников, а их должности. Также стоит заметить, что вакантные должности тоже можно вносить в штатные расписания.

В основном наличие штатного расписания требуют такие органы, как трудовая и налоговая инспекции. Если при проверке будет выявлено отсутствие данного документа, то ответственному лицу и предприятию может грозить административный штраф.

В случае сокращения сотрудника, штатное расписание – первый документ в суде, который может помочь доказать работодателю факт оправданного увольнения работника. Читайте обзор характеристик шлема для квадроцикла на этой странице.

В штатные расписания не следует вносить наименования должностей на других языках. За подобное действие, человека, составляющего штатное расписание, могут привлечь к выплате штрафа размером до 50 000 рублей.

При незначительных изменениях в штатном расписании, руководитель должен издать приказ о поправках. Если же изменения достаточно ощутимы, то лучше утвердить новое штатное расписание.

В случае уменьшения окладов, руководитель должен издать указ об изменениях в штатном расписании, однако документ будет действительным не раньше, чем через два месяца после издания приказа. Затем необходимо подписать с сотрудниками новые соглашения.

Переименования должностей и введения новых подразделений также несут за собой изменения в штатном расписании. Специалисты, которых затрагивают эти изменения, должны ознакомиться с приказом о введении данных изменений.

Увеличение штатных единиц – еще одна из причин, по которым нельзя избежать составления нового штатного расписания. Ознакомиться обзором характеристик ткани вискоза здесь: https://specworkgid.

ru/spectkani/obzor-xarakteristik-tkani-viskoza.html.

Приказ об утверждении

На изображении представлен образец приказа об утверждении нового штатного расписания

Смотрите на видео описание понятия штатное расписание:

Многие руководители пренебрегают составлением штатного расписания, считая это лишней бюрократией. Однако существует множество юридических процессов, в которых не обойтись без данного документа. Штатное расписание может обезопасить как руководителя, так и сотрудников, поэтому к его оформлению стоит подойти со всей ответственностью.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Источник: https://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/chto-takoe-shtatnoe-raspisanie-i-kak-zapolnit-prikaz.html

Что такое штатное расписание: как составить

Кто должен составлять штатное расписание на предприятии

На каждом предприятии имеется кадровый отдел, на который возложено множество различных функций. Представители этого подразделения ведут личные дела работников предприятия и занимаются подготовкой внутренней документации.

Многие люди наверняка задавались вопросом о методах сбора и систематизации сведений о сотрудниках компании. Для этой цели используется такой «инструмент», как штатное расписание.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое штатное расписание, а также изучить правила составления этого документа.

Формой документирования кадрового ресурса предприятия в составе и количестве является штатное расписание организации

Предназначение документа

Штатное расписание предприятия – нормативный акт, содержащий в себе сведения обо всех сотрудниках, задействованных в работе организации, их уровне заработной платы и дополнительных выплатах.

Говоря простыми словами, в этом локальном документе отражается обобщенная информация обо всех работниках компании и их должностях. Важно обратить внимание на то, что в данном бланке, в обязательном порядке фиксируется размер зарплаты для каждого специалиста.

При составлении акта необходимо учитывать все дополнительные выплаты и надбавки.

Как показывает практика, рассматриваемый документ часто используется во время решения конфликтов между работниками и администрацией предприятия.

Давайте представим себе ситуацию, где администрация компании провела сокращение штата работников, в ходе которого было уволено несколько сотрудников.

В том случае, если один из уволенных тружеников обратится в суд, рассматриваемый документ будет являться доказательством, свидетельствующим о правомерности действий руководителя компании.

Так как данный документ имеет первостепенную важность, контролирующие органы выдвигают ряд требований к его составлению. Заполненный акт должен быть пронумерован, тщательно прошит и скреплен фирменной печатью. Как уже была сказано выше, данный акт имеет несколько основных функций, среди которых следует выделить:

  1. Оптимизацию рабочего процесса.
  2. Использование в качестве основания для начисления зарплаты работникам.
  3. Фиксацию сведений о работниках, принятых в штат организации.
  4. Фиксацию перевода сотрудников с одной должности на другую.
  5. Составление внутреннего графика трудовой деятельности.

Штатное расписание относится к категории обязательных актов, относящихся к внутренней документации предприятия. Однако наличие этого акта, не является обязательным требованием контролирующих органов.

Также нужно отметить, что в действующем Трудовом Кодексе отсутствует регламент, обязывающий работодателей разрабатывать ШР.

Так почему же этот документ входит в категорию обязательных актов? Использование штатного расписания при учете выдачи заработной платы является одним из главных требований Роскомстата.

Несмотря на отсутствие в действующем законодательстве четких норм, большинство компаний используют подобные акты. Этот факт объясняется тем, что многие проверки от контролирующих органов начинаются с изучения этого документа.

Создание штатного расписания позволяет оптимизировать процесс трудовой деятельности работников и упрощает расчет заработной платы и дополнительных выплат.

Штатное расписание – кадровый документ, отражающий данные о штатном составе компании с указанием всех имеющихся должностных позиций и заработной платы персонала организации

Также следует отметить, что в текущем законодательстве отсутствует информация, связанная со сроком действия рассматриваемого акта. Это означает, что задача по определению срока действия акта возлагается на лицо, занимающееся составлением расписания. В большинстве случаев, срок действия акта составляет один календарный год. Датой введения бланка во внутренний документооборот предприятия — назначается 1 января. Наличие отметки о сроке действия бланка, является одним из основных требований Росстата. Отсутствие данной отметки, свидетельствует, что штатное расписание не имеет срока действия, что позволяет использовать акт на протяжении нескольких лет.

После того как у документа окончится срок действия, работодателю необходимо передать бланк в архив, имеющийся на территории компании. После трех лет хранения акта в архиве предприятия, бланк передается Росархиву.

Ко всему вышеперечисленному следует добавить пару слов о таком документе, как штатная расстановка. При составлении этого необязательного акта используется штатное расписание. На страницах ведомости указывается подробная информация о каждом работнике предприятия, и фиксируются все сведения, занесенные в личные карточки.

Кем составляется документ

Давайте рассмотрим вопрос: кто составляет штатное расписание на предприятии? Основанием для разработки данного акта является издание приказа от руководителя компании. Именно в приказе указывается работник, ответственный за составление и ведение подобной документации.

Важно обратить внимание на то, что данные обязанности могут быть поручены абсолютно любому сотруднику. На практике, ведением штатного расписания занимаются работники из кадрового или бухгалтерского отдела. Также следует отметить, что данный документ подготавливается в двух экземплярах.

Первый хранится в кадровом отделе, а второй у главного бухгалтера компании.

На некоторых предприятиях иногда возникает необходимость в изменении данного документа. Такая необходимость может быть связана с реорганизацией предприятия и оптимизацией трудовой деятельности аппарата управления.

Также штатное расписание подлежит обязательному исправлению, при внесении изменений в соответствующие законы. Как показывает практика, подобные ситуации наблюдаются довольно редко.

Значительно чаще изменение в штатном расписании связано с увеличением или уменьшением штата компании или повышением уровня оплаты труда.

По законодательству разработка этого нормативного акта является обязательной

Приказ о внесении правок в действующее расписание издается руководителем только в том случае, когда изменения в организации не имеют глобального масштаба. Основанием для внесения правок, является именно приказ от руководства фирмы. Нужно отметить, что информация о внесении правок в расписание компании не всегда доносится до каждого работника.

Человек, занимающийся ведением подобной документации, должен тщательно изучить правила составления штатного расписания организации. Согласно Постановлению Росстата, при внесении правок в ШР, данные поправки фиксируются в личных карточках работников.

В том случае, когда поправки вносятся в трудовую книгу, должностному лицу следует получить письменное согласие работника на изменение отметки в трудовой книжке. Такая необходимость возникает в ситуации, связанной с изменением формулировки названия должности работника.

Вносить такие поправки в трудовую книгу можно только после получения письменного ответа от работника. В том случае, когда изменяется величина оклада, администрация компании должна уведомить сотрудников за два месяца до дня изменений.

Информация об изменении величины окладов в обязательном порядке вносится в трудовое соглашение, между работником и работодателем.

Структура документа

Как составить штатное расписание правильно? Для того чтобы избежать распространенных ошибок во время составления рассматриваемого акта, рекомендуется использовать унифицированную форму «Т-3». Данная форма содержит в себе таблицу со всеми столбцами и ячейками, где фиксируется информация о трудовой деятельности в компании.

Данный бланк может использоваться как основа при разработке собственной версии документа. Важно обратить внимание, что использование данной формы не является обязательным требованием Росстата. Необходимость использования формы «Т-3» возникает только в том случае, когда в организации установлена государственная форма управления.

Структура штатного расписания сотрудников имеет ряд особенностей, свойственных только для этого акта. Штатное расписание можно условно разбить на несколько разделов:

  1. Шапку – здесь указываются реквизиты организации.
  2. Тело – здесь, для предоставления информации о работниках предприятия, используется специальная таблица.
  3. Заключение – содержит в себе сведения о лицах, подписавших данный акт.

В шапке бланка указывается название предприятия и его код, согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Далее указывается порядковый номер документа, соответствующий номеру, зафиксированному в журнале учета внутренних документов компании.

После этого, необходимо указать дату введения штатного расписания и срок действия документа. Затем приводится информация о приказе руководства, который является основанием для разработки ШР. В заключение данного раздела указывается размер штата организации.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом

В теле документа размещается таблица, где указываются сведения о каждом работнике.

Порядок заполнения этого раздела мы рассмотрим ниже. В заключение бланка фиксируются фамилии работников, которые несут ответственность за ведение внутренней документации.

В большинстве случаев, в этой части акта ставят свои подписи руководители бухгалтерского и кадрового отдела.

Правила заполнения

Давайте рассмотрим с чего начать заполнение главного раздела штатного расписания. В первой графе необходимо указать название структурного подразделения. При заполнении этой графы следует учитывать порядок подчиненности отделов. Первым номером указывается администрация. Далее приводится информация о секретариате, финансовом отделе и бухгалтерии.

Во второй графе ставится код, соответствующий номерам подразделений. Номер «01» присваивается администрации компании. В третьей графе перечисляются должности работников каждого из отделов.

Нужно обратить внимание, что при заполнении этой графы следует использовать квалификационно-тарифные справочники для того, чтобы избежать возможных ошибок.

Должности, установленные на предприятии, должны указываться без сокращений и только в именительном падеже.

В четвертом столбце фиксируется количество штатных единиц. Это означает, что в данной графе следует указать, сколько сотрудников предприятия занимают данную должность. В некоторых случаях допускается указание дробных чисел. Такая необходимость может возникнуть в том случае, когда один или несколько сотрудников компании работают на полставки.

Рассматривая порядок составления штатного расписания, следует выделить важность пятой графы. Здесь указывается информация о величине заработной платы, тарифной ставке и дополнительных выплатах.

В том случае, когда сотрудники, занимающие одну и ту же должность, но получающие разную зарплату, в данной графе указывается единый оклад. Разница в тарифах фиксируется в столбце с надбавками.

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод, что оклад сотрудников, занимающих одну и ту же должность, должен быть одинаковым.

Штатное расписание может составляться и утверждаться в компании ежегодно или с установленной периодичностью

С 6 по 8 графы указываются надбавки и дополнительные выплаты. В случаях отсутствия бонусов в этих столбцах ставится прочерк.

Финансовая компенсация положена сотрудникам, задействованным на вредном производстве, а также работникам, осуществляющим трудовую деятельность в ночные часы и выходные дни. В девятом столбце фиксируется месячный размер оплаты. Для расчета величины оплаты трудовой деятельности используются данные, приведенные в столбцах 5, 6, 7, 8.

Последний столбец отводится для различных примечаний. Здесь следует указать внутренний документ, использующийся в качестве основания для осуществления выплат.

После того как будет заполнена вся таблица, подводится итог. Данные сведения указываются в четвертой и девятой колонке.

Благодаря заполненной таблице, можно получить информацию о величине штата сотрудников и месячном фонде оплаты трудовой деятельности. Заполненная таблица подлежит обязательной проверке.

Затем, штатное расписание передается для утверждения руководству компании. Для ввода данного документа в эксплуатацию необходимо издание соответствующего приказа.

Заключение

Разработка и ввод в эксплуатацию штатного расписания является одним из важных организационных моментов. Данный акт используется в качестве основания для увольнения или принятия новых сотрудников.

Также этот документ используется при начислении заработной платы работникам компании.

Благодаря отсутствию строго регламента, каждая компания может самостоятельно разрабатывать собственную форму акта, вводя дополнительные разделы и графы таблицы.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/terminologiya/pravila-sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-organizatsii.html

Штатное расписание: образец, правила составления и изменения + форма

Кто должен составлять штатное расписание на предприятии

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд.

В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  • Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  • Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

  • Возможность организации рабочего времени персонала;
  • Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
  • Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  • Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  • Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2020 году

Кто должен составлять штатное расписание на предприятии

Штатное расписание — это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2020 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках.

Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.

За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст.

179 ТК РФ; для этого они должны быть указаны в штатке).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.

Однако по факту учет кадрового состава ведут бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.

Так как штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма документа

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.

Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово пример штатного расписания ООО 2020 года. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.).

Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя.

Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ на штатное расписание на 2020 года упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункт 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558).

Как вносить изменения

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ.

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда).

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст.

74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях.

Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Источник: https://ppt.ru/news/126751

Обо всем легальном
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: