Как уменьшить документооборот на предприятии

Содержание
  1. Проект оптимизации документооборота ГК «Компания», или Как на примере 8-ми видов документов сделать работу корпорации проще и легче | Статья
  2. Бизнес-процессы “как есть”
  3. От процессов к матрице документооборота
  4. Сбор данных и структурирование результатов
  5. И обратно к процессам
  6. Итоги этапа аналитики
  7. Сокращаем документооборот в компании: почему цифровизации недостаточно
  8. Решение проблемы
  9. Переходим к электронному документообороту
  10. Что еще нужно сделать
  11. Почему это работа эйчара
  12. Электронный документооборот или чего не стоит делать
  13. 1. Физическое освобождение места
  14. 2. Уменьшение затрат на копирование
  15. 3. Уменьшение затрат на доставку информации
  16. 4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  17. 5. Повышение производительности труда
  18. Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ
  19. Бизнес-процессы «как есть»
  20. Как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?
  21. Итак, как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?
  22. Согласование документов
  23. Хранение документов
  24. Быстрый поиск
  25. Контроль задач
  26. Обработка входящей документации
  27. Конфиденциальность
  28. Выводы

Проект оптимизации документооборота ГК «Компания», или Как на примере 8-ми видов документов сделать работу корпорации проще и легче | Статья

Как уменьшить документооборот на предприятии

Уважаемые коллеги, рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота для одного из клиентов ООО «МайТэк», пожелавшего остаться инкогнито. Для удобства, предлагаю обозначить заказчика, как ГК «Компания», все общение с которым происходило через РПЗ – руководителя проекта от заказчика.

ГК «Компания N» — российская группа производственно-сервисных компаний. Основные виды деятельности — производство и поставка «продукции» различного назначения, инженерная поддержка заказчиков по вопросам применения «продукции» и сервисные услуги.

На момент обращения в МайТэк ГК «Компания N» уже работала в DIRECTUM 5.2. Но несмотря на то, что система для ускорения документооборота у них была, имелся ряд проблем. Например, средний срок согласования приказа составил 15,3 дня против отведенных по регламенту 4 дней.

Но мы уверены, что документооборот может быть простым, понятным, а самое главное – эффективным. Внимательно изучив все вводные данные, мы приступили к поиску решения сложившейся ситуации.

Бизнес-процессы “как есть”

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Был подготовлен предварительный план работ, презентованный РПЗ. Но переговоры зашли в тупик, когда представитель заказчика сообщил нам, что «ГК Компания» пыталась самостоятельно провести подобную работу и потерпела фиаско.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

  • Наличие нескольких систем для работы с документами
  • Переплетение документов внутри бизнес-процессов

Но неудачи закаляют. Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, мы снова приступили к поиску точек входа для аналитики документооборота «ГК Компания N». Рассуждали долго, обдумывали каждый возможный вариант, но каждый новый подход заводил нас в тупик.

До определенного момента.

На одном из этапов обсуждений, когда уже после 3-х часового непрерывного совещания казалось, что решение найдено не будет, директор департамента проектов МайТэк Сарваров Айдар предложил необычную идею: двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

От процессов к матрице документооборота

Стоит отметить, что подобная идея поначалу показалась нам весьма абстрактной, но чем дальше мы продолжали обсуждение, тем яснее становилась картина. Подобный подход позволял взглянуть на проблему «по частям», подробно разобрав весь документооборот компании на составляющие:

  • Схемы движения документов
  • Количественные показатели
  • Временные затраты на обработку
  • Затрагиваемые бизнес-процессы

Согласовав план работ с РПЗ, мы приступили к реализации. Первым этапом было составление детальной и ёмкой матрицы документооборота ГК «Компания N», куда вносились все данные о существующих документах:

  • Название документа
  • В каком виде документ заносится в организацию
  • В каком виде проходит каждую из стадий жизненного цикла
  • Сколько документов формируется в год
  • Сотрудники, работающие с документом
  • Обязательность хранения в бумажном виде
  • Взаимодействие с контрагентами
  • В какой системе с документом проводится та или иная работа
  • Что служит основанием для создания документа
  • Что является следствием рассматриваемого документа
  • И многое другое

Сбор данных и структурирование результатов

Список был весьма внушительным, а к моменту сбора всей информации матрица документооборота превратилась в таблицу, количество строк которой перевалило за 1200.

Тогда начался второй этап работы – выяснение процентных долей каждого вида документа от всего документооборота компании. Результаты оказались весьма интересными: было установлено, что 95,69%, то есть 233,212 шт.

от всего документооборота составляли всего 8 документов, а именно:

  1. Акты
  2. Счета
  3. Документы фонда оплаты труда
  4. Приказы
  5. Договоры
  6. Письма (входящие и исходящие)
  7. Авансовые отчеты
  8. Бухгалтерские отчеты

Тогда было принято решение сосредоточить силы на изучении каждого из 8 документов, составлявших 95% документооборота, отдельно. Это позволяло более глубоко изучить проблему и погрузиться в нюансы работы с ними, а также найти главную цель – узкие моменты для оптимизации процесса работы с документами.

Изучение документов было начато с детальной аналитики следующих показателей:

  • Количество создаваемых документов в год
  • Количество сотрудников, работающих с документом
  • Фонд временных затрат сотрудников на выполнение заданий по работе с документом
  • Стадии жизненного цикла документа
  • СЭД и другие системы, где документ фигурирует
  • Схема движения
  • Проблемные места в работе с документом
  • Стоимость процесса работы с документом

И обратно к процессам

Данных вполне хватало для того, чтобы составить детальные отчеты по каждому документы. В ходе исследования, было установлено, что проблемы для каждого из рассматриваемых объектов, зачастую были схожи:

  • Документы вносились в ГК «Компания N» разрозненно
  • Жизненный цикл документа протекал в нескольких системах одновременно
  • Процессы согласования документов не были оптимизированы в части отказа от бумажных копий
  • Процессы согласования не были оптимизированы в части согласующих лиц
  • Большое количество возвратов документов на доработку в результате некорректного выполнения заданий (отсутствие необходимых вложений; неверное оформление реквизитов)
  • Сотрудники ГК «Компания N» не использовали функционал СЭД DIRECTUM на необходимом уровне

На основе полученных данных был разработан комплекс мер по оптимизации тех или иных аспектов работы с документами.

Так, например, для договорных документов рекомендации заключались в отказе от распечатывания бумажных копий для подписания, а также переносу всего процесса согласования из нескольких систем в СЭД DIRECTUM.

Дополнительно было предложено улучшить существующие шаблоны документов, актуализировать формы и реквизиты, провести обучение сотрудников ГК «Компания N» по работе с документами.

Располагая данными от фонда оплаты труда ГК «Компания N» по временным затратам сотрудников на работу с каждым видом документов, а также имея информацию о ставках каждого специалиста, была рассчитана стоимость процесса согласования каждого документа на текущий момент и стоимость после оптимизации.

Итоги этапа аналитики

Таким образом, в результате детального исследования процессов, связанных всего с 8 документами в «ГК Компания N», нам удалось получить следующие показатели:

  • Сокращение стоимости обслуживания бизнес-процессов на 18-20%
  • Централизация и организация безбумажного документооборота в одной СЭД
  • Получена подробная карта движения документов
  • Уменьшение среднего срока согласования на 50-70%, в зависимости от рассматриваемого документа
  • Уменьшение возвратов документов на доработку по причине неверного оформления и/или отсутствия вложений
  • Сокращение затрат на использование бумаги в размере 18,344 листов или 37 пачек, и как следствие, сохранение природы

В настоящее время этап аналитики завершен. На его выполнение у двух аналитиков МайТэк ушло 6 месяцев. Сейчас начался этап внедрения всех предложенных мер по оптимизации. План-график развития построен на ближайшие 2 года. Среди основных идей проекта – полный отказ от бумажных документов, в том числе и в кадровых процессах.

Работы предстоит много, но мы уверены, что полное понимание процессов, прозрачность и хорошо настроенный процесс работы с документами – залог успеха. А СЭД DIRECTUM – отличный инструмент для достижения высокоэффективного, качественного и легкого документооборота.

Источник: https://club.directum.ru/post/151455

Сокращаем документооборот в компании: почему цифровизации недостаточно

Как уменьшить документооборот на предприятии

Опытный эксперт Анастасия Новоселова продолжает делиться с читателями Worki лучшими HR-практиками. Сегодня поговорим о том, как уменьшить количество документов в компании.

«Документы не любит никто, даже кадровики и бухгалтерия. Но ведение документооборота – вынужденная необходимость: ведь нужно соблюдать требования законодательства, фиксировать договоренности, согласовывать решения.

Обычно компании в своем развитии проходят несколько стадий. В молодых организациях документооборот минимальный. Далее наступает время систематизации, когда компания упорядочивает свою деятельность. На этом этапе количество документов резко возрастает.

И тогда начинается третья стадия: документы превращаются в безжизненный и бессмысленный балласт.

Их настолько много, что начинает страдать «живая» работа: чтобы совершить какое-то действие, нужно посмотреть туда-то, заполнить то-то, согласовать с тем-то… И возникает задача оптимизации документооборота.

Решение проблемы

Обычно автоматизация считается самым эффективным шагом для сокращения документооборота. Но это не панацея. Перенося документы в программу, вы бумажный бардак превращаете в цифровой, но это все еще бардак.

В моей практике были компании с огромным документооборотом, которые делали автоматизацию при помощи IT-платформы, и это не решило проблему. Ведь вы ведете все тот же огромный массив документов, только в электронной форме.

Становится удобнее, но оптимизации не происходит. Итак, цифровизация – не главный инструмент.

Оптимизация документооборота – это мини-проект, который при желании можно реализовать за одну неделю. Для начала необходимо собрать рабочую группу из руководителей всех подразделений.

Перед ними ставится задача: создать реестр документов, которые ведут в их подразделениях и которые по их инициативе ведут другие подразделения. Другими словами, мы проводим ревизию форм и видов документов в компании.

Это важно, потому что многие подразделения даже не отдают себе отчета, как много документов они генерируют.

Дальше готовый список нужно проверить. Поручить это стоит секретарю или офис-менеджеру – человеку, через которого все документы идут на подпись и который может дополнить список.

На втором этапе делим документы на две группы. Первая группа – документы, которые должны быть в компании в силу требований законодательства.

Причем нужно проверить актуальность законодательной базы. Возможно, необходимость ведения этих бумаг уже давно отпала. С другими же документами этой группы поделать ничего нельзя.

Их в любом случае придется вести, чтобы избежать штрафных санкций.

Вторая группа документов – бумаги, которые существуют в компании для взаимодействия между подразделениями. И их как раз нужно оптимизировать. Все компании со временем развиваются и меняются, и необходимость во многих документах отпадает. Убедиться в их актуальности (или неактуальности) поможет все та же рабочая группа, состоящая из руководителей подразделений.

И только те документы, которые останутся после проверки, уже можно переводить в цифровой формат.

Переходим к электронному документообороту

Необходимо, чтобы в компании были прописаны все основные бизнес-процессы, хотя бы схематично. Они дают четкое понятие о взаимодействии подразделений.

Необязательно покупать дорогую программу. У нее должны быть две основные функции:

  • возможность электронного согласования документов (чтобы не бегать с бумажками, а делать все оперативно);
  • возможность упорядоченного хранения документов.

Это могут быть популярные в российском бизнесе программы «1С», СЭД «Первая форма», иностранная Confluence. Есть множество готовых решений, и электронный документооборот – не та задача, на которую нужно тратить ресурс собственных IT-разработчиков.

На этой же стадии можно снова собрать рабочую группу из руководителей, чтобы вместо отдельных документов создать общий внутренний, в котором будет учтена информация, необходимая для работы всех подразделений вместе.

Например, если раньше были разные бумаги для бухгалтерии, для склада, для отдела логистики, то нужно создать один документ, в котором будут учитываться интересы и особенности рабочих процессов всех трех подразделений сразу.

Этот общий документ мы вводим в систему электронного документооборота. Получается, что документ создают и заполняют в одном подразделении, затем он автоматически переходит в другое, там люди заполняют свою часть и отправляют дальше. Согласование – нажатие одной кнопки. Таким образом ожидание сокращается до минимума.

Если компания не хочет переходить на электронные формы документооборота, можно внедрить либо таск-менеджер, либо CRM-систему. Вариантов много: те же «Битрикс» или amoCRM. Они недорогие, их может позволить себе даже небольшая компания. В этих программах есть встроенная возможность согласования документов.

Как правило, в результате такой работы в компаниях объем документов сокращается на 30%.

Что еще нужно сделать

Также рекомендую прописать короткий регламент относительно того, как создаются документы в компании, чтобы в дальнейшем снова не наплодить кучу ненужных бумаг форм.

Для этого руководители подразделений договариваются о правилах, решают, в каком случае создается документ или форма документа. Ведь далеко не всегда необходимы какие-либо приказы, и не все решения нужно согласовывать снизу вверх.

Что нужно определить:

  • матрицу согласования решений (как, что и с кем согласовывать);
  • в каком случае создается регламент или новая форма документа (например, при изменении законодательства или бизнес-процессов);
  • как регулировать деятельность компании в том случае, если документ не создается (можно, например, ввести практику рассылки информационных писем, обязательных к прочтению сотрудниками).

Необходимо прописать, что в определенный период времени, когда коммерческая нагрузка падает (например, ближе к майским праздникам), компания проводит такую ревизию документов, чтобы избавиться от лишних, избыточных, устаревших форм.

Итак, еще раз: сама по себе какая-либо программа, даже самая дорогая, не спасет компанию от лишнего документооборота. Нужно обязательно пройти предварительные стадии: описание и моделирование бизнес-процессов, обсуждение того, какие документы нужны для каждого из процессов, а какие нет, разработку общих форм.

Почему это работа эйчара

В последнее время функционал HR-специалиста сильно размывается. Документооборот имеет прямое отношение к работе с персоналом. Потому что заполнение, генерация, проверка документов – это функции сотрудников, и когда мы говорим об эффективном использовании рабочего времени работников (за что обычно отвечает эйчар), мы обязательно упираемся в документооборот.

С другой стороны, конечно, это не та функция, за которую отвечает только эйчар. Это в большей мере ответственность руководителей отделений. Если в компании существует система контроля качества работы, то как правило существует и должность менеджера, который инициирует процессы оптимизации.

Но если такого человека в компании нет, то эйчар вполне может инициировать этот процесс – именно потому, что документооборот напрямую влияет на эффективность работы сотрудников и использование рабочего времени. Осуществление проекта должно проходить только при поддержке руководства. Эйчар же может подать идею и координировать процесс».

Другие статьи Анастасии в нашем блоге:
Массовый подбор: инструкция для рекрутера. Этапы, лайфхаки, ошибки
Гид по HR-фрилансу
Рисуем воронку при массовом подборе сотрудников
Закрытие необычных вакансий
Тренды в разработке материальной мотивации персонала: считаем экономику
Экспресс HR-аудит
Оцениваем эффективность работы HR-службы в деньгах

Источник: https://worki.ru/blog/hr/sokrashchaiem-dokumientooborot-v-kompanii-pochiemu-tsifrovizatsii-niedostatochno/

Электронный документооборот или чего не стоит делать

Как уменьшить документооборот на предприятии

Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти.

После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными.

Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.

Вот пример:

  • Стоимость проекта: $500 000
  • Срок внедрения: 6 месяцев.
  • Окупаемость проекта 2 года.
  • Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.

На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается. А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота. Вот основные из них:

  1. Физическое освобождение места.
  2. Уменьшение затрат на копирование.
  3. Уменьшение затрат на доставку информации.
  4. Уменьшение трудовых ресурсов.
  5. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  6. Повышение производительности труда

А теперь обо всем по порядку. Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний. Для того, чтобы доказать свою точку зрения предлагаю рассмотреть каждый пункт по отдельности:

1. Физическое освобождение места

При автоматизации документооборота у предприятия может быть только два источника физического освобождения площадей, а именно:

  1. Сокращение места для хранения бумажных документов.
  2. Сокращение места занятого сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.

Высвобождение площадей занятых под оперативное хранение документов обычно происходит следующим образом: Все документы переводятся в электронный вид, и работа производится только с электронными образами документов.

Это гарантирует, что при параллельной работе с документом нескольких сотрудников, документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах. Меньше ксерокопий – меньше места для хранения документов.

Для решения данной проблемы без сканирования существует несколько способов, применение которых по эффективности не уступает, а во многих случаях превосходит вышеописанный способ, не говоря уже о том, что работа с документов в традиционном бумажном виде намного эффективней чтения отсканированного образа с экрана.

Итак, что же можно сделать, для того чтобы сократить площади необходимые для оперативного хранения документов:

  1. Сократить, временя обработки документов: Чем быстрее обрабатывать документы, тем меньше их лежит на столе у каждого исполнителя. Самый действенный способ сократить время обработки документов – это оптимизация бизнес-процессов.

    Об этом речь пойдет ниже.

  2. Установить более жесткие сроки для списания закрытых дел в архив: Во-первых, архивные документы хранятся в более уплотненном виде по сравнению с документами находящимися в работе, а во-вторых, архив может быть вынесен за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендной платой.

  3. Применять инновационные технологий для хранения документов (автоматизированные архивные шкафы и стеллажи).

Высвобождение места за счет сокращения сотрудников тоже не является самым эффективным способом, не говоря уже о том, что внедрение системы электронного документооборота не позволяет ощутимо сократить штат.

К тому же, появляются новые обязанности по сканированию документов, администрированию и поддержке автоматизированной системы, которые кто-то должен выполнять. Несмотря на это, всегда можно найти альтернативный вариант, например:

  1. Выделить отдельную зону для обработки документов (принтеры, ксероксы, брошюраторы).
  2. Пересмотреть схему рассадки сотрудников.

В ряде случаев данные мероприятия предоставляют существенную экономию офисного пространства.

2. Уменьшение затрат на копирование

Проверенный способ сократить затраты на копирование создание копировального бюро – организационно штатной единицы занимающейся всеми бумажными делами: копирование, сканирование, брошюровка и т.д.

Когда этими вопросами занимается выделенные люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то у высокооплачиваемых сотрудников организации появляется больше времени на выполнение своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что уменьшает шансы ее использования в непроизводственных целях.

Тем самым уменьшается расход бумаги, а также, не менее важно, происходит более плотная загрузка копировальной техники и уменьшаются риск ее поломки, так как доступ к ней ограничен.

3. Уменьшение затрат на доставку информации

В случае если организация территориально-распределенная, другого способа существенно сократить затраты на доставку информации, кроме как перевод данной информации в электронный вид на момент не существует (телепортация еще не изобретена).

С этим все понятно и таким организациям, скорее всего не удастся эффективно функционировать без системы электронного документооборота. В остальных же организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что смысла сокращать данные затраты нет.

Предать документ (стопку документов) из кабинета в кабинет может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер. Уменьшение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Уменьшение затрат на копирование».

Трудовые ресурсы на доставку документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера ничего не стоит для крупной организации, поэтому уменьшать такие трудовые ресурсы нет смысла

4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов

Уменьшение количества потерянных документов, часто декларируется разработчиками СЭД как одно из преимуществ от внедрения системы.

На самом деле даже возможность потери документов можно сократить без автоматизации, более того это часто совсем не связанно с автоматизацией вовсе.

За свою небольшую карьеру, я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это результат лишь организационных мероприятий, никак не связанный с автоматизацией.

5. Повышение производительности труда

Я знаю только два способа существенного повышения производительности труда:

  1. Оптимизация бизнес-процессов
  2. Автоматизация бизнес процессов

Что касается первого пункта, то он совершенно не связан с автоматизацией. Бизнес процессы любой организации должны быть оптимальны и подробно описаны.

Только в этом случае можно приступать к их автоматизации. Причем автоматизация часто всего лишь средство внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда.

Существенно повысить производительность можно автоматизируя ручные операции, но в части делопроизводства это бывает затруднительно, так как основной труд интеллектуальный, а он как мы знаем, не поддается автоматизации. Итак, подведем итоги.

Показаний к внедрению в организации системы электронного документооборота может быть:

  1. Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
  2. Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.

На моей практике проектов, которые соответствовали бы данным диагнозам, было мало, точнее сказать всего два.

Причем оба проекта были в территориально-распределенных организациях, и основным эффектом от их внедрения, была возможность сотрудникам удаленных филиалов оперативно обмениваться информацией в электронном виде. Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет.

Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы.

В завершение хотел бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на роль последней истины. Внедрять у себя на предприятии СЭД или не внедрять решать Вам. Я лишь хочу сказать, что все затраты должны быть оправданны. Порою проще обойтись дешевыми, или даже, бесплатными аналогами, избежать длительной проектной нагрузки и получить сравнимый результат.

  • СЭД
  • электронный документооборот
  • эффективность проектов

Хабы:

Источник: https://habr.com/ru/post/92888/

Проект оптимизации документооборота, или Как на примере 8 видов документов сделать работу компании проще и легче #bpm #СЭД #ECMJ

Как уменьшить документооборот на предприятии

Рассказ пойдет о проекте по оптимизации документооборота одного из клиентов ООО «МайТэк».

Компания N — российская группа производственно-сервисных организаций. Основные виды деятельности: производство и поставка продукции различного назначения, инженерная поддержка заказчиков и сервисные услуги.

На момент обращения к нам компания N уже несколько лет работала в ECM-системе. Несмотря на то, что процессы по согласованию документов были переведены в электронный вид, средний срок согласования приказа, например, составлял более 15 дней против отведенных по регламенту 4.

Как выяснилось, компания оказалась в такой ситуации по совокупности различных факторов. Из ключевых стоит обозначить следующие:

●    Отсутствие четких регламентов по согласованию документов. В итоге документ, требующий согласования всего четырех руководителей, попутно обрастал еще десятком согласующих;

●    Наличие бизнес-единиц, работающих “в полях” и не имеющих возможности использовать какую-либо СЭД в формате реального времени;

●    Отказ некоторых подразделений переходить на новые системы под предлогом “У нас все работает! Вы только сделаете хуже!”.

Но все верили, что документооборот должен и может быть простым и понятным, а самое главное – эффективным.

Бизнес-процессы «как есть»

Начать исследование предполагалось с самих бизнес-процессов, путем отсеивания групп документов по их принадлежности к той или иной области документооборота. Мы подготовили предварительный план работ, но, как оказалось, подобную работу заказчик уже проводил, и она ни к чему не привела.

Причиной неудачи послужили несколько факторов:

·         Несколько систем для работы с документами, а также оставшиеся этапы работы с бумажной копией документа (подписание, занесение скана с подписью в систему и т.д.); 

·         Переплетение документов внутри бизнес-процессов.

В таком ключе рассматривать бизнес-процессы было невозможным, т.к. на понимание и описание схем процессов ушло бы от 1,5 до 2 лет. Разумеется, такой роскоши, как время, у нас не было, а значит, этот вариант не подходил.

Отбросив в сторону идею с бизнес-процессами, проектная команда стала искать точки входа для аналитики документооборота компании N.

Рассуждали долго: обдумывали каждый возможный вариант, но постоянно заходили в тупик… До определенного момента.

На очередном обсуждении, спустя 3 часа непрерывного совещания, когда казалось, что решения нет, была предложена идея двигаться не от бизнес-процессов, а непосредственно от документов.

Как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Как уменьшить документооборот на предприятии

Трудно представить себе компанию, которой не пришлось бы работать с договорами и документами. И если на ранних этапах предприятие может своими силами систематизировать документооборот, то по мере развития бизнеса ежедневный поток деловых бумаг, его обработка и хранение могут стать настоящей проблемой.

Сегодня все больше наших клиентов интересуются автоматизированными системами управления документооборотом или задумываются о переходе на цифровой формат. Однако даже в эпоху 21-го века остаются консервативные компании, которые предпочитают работать по старинке, «утопая» в бумажной волоките.

В нашей статье мы расскажем, какие задачи решает «1С:Документооборот» и как программа поможет избавиться от вечной головной боли, связанной с бумажными документами.

Итак, как «1С:Документооборот» поможет избавиться от бумажной волокиты?

Для справки

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют автоматизировать основные процессы делопроизводства в компании. При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

  • сокращение или полный отказ от бумажных носителей;
  • сведение к минимуму ресурсов на ручную обработку документов;
  • повышение эффективности делопроизводства;
  • создание единой информационной базы документов;
  • снижение рисков потери или повреждения важных документов;
  • организация удобной работы сотрудников с документами;
  • контроль над исполнением;
  • повышение уровня информационной безопасности и другие.

Современные системы электронного документооборота призваны навести порядок в работе компании. Они систематизируют документооборот и прокладывают четкие, прямые маршруты, по которым движется поток деловых документов. Каким же образом это происходит можно наглядно проиллюстрировать на примере процесса согласования и архивирования документов.

Представьте себе жизненный цикл документов в компаниях, где до сих пор считается, что бумажный носитель надежнее, чем что-то электронное. Для примера возьмем ситуацию с составлением договора.

Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники компании:

  • Юрист составляет договор, который затем отправляет руководителям подразделений;
  • Каждый из заинтересованных лиц вносит свои правки в документ;
  • Затем несколько версий договора возвращаются в юридический отдел на доработку;
  • После этого новая версия текста отправляется на повторное согласование;
  • На этом этапе документ может правиться еще несколько раз, пока все заинтересованные лица не придут к единому решению и договор будет подписан.

Документ, прошедший долгий путь согласований и правок, в итоге попадает в ящик под названием «Архив». При необходимости его можно найти и извлечь оттуда, что зачастую бывает не так просто, учитывая количество хранимых деловых бумаг.

В результате такая длинная цепочка согласований может привести к срыву сроков и потере важных версий документов. Из-за большого потока документов не все бумаги доходят до адресата, письма зачастую остаются без ответа. Эффективность такой компании стремительно падает, ее «засасывает» опасная бумажная трясина.

Согласование документов

Для согласования договора юристу достаточно запустить в системе задачу, приложить к ней необходимый файл и отправить по заданному маршруту ответственным лицам. Для каждого участника цепочки согласования можно указать срок выполнения задачи. Далее сотрудник может заняться другими задачами, ожидая уведомления на почте. Если сроки не соблюдаются, система оповестит об этом.

Использование маршрута согласований в «1С:Документообороте» позволяет существенно сэкономить время сотрудников, избежать потери важных версий текста, а также в разы ускорить процесс согласования. (рис.1)

Рис.1 Запуск документа на согласование в «1С:Документооборот»

Хранение документов

После того как работа над документом закончена, встает вопрос о его хранении.

«1С:Документооборот» — это идеальное хранилище документов любых форматов. Размер информационной базы ограничен только свободным местом на сервере или компьютере. В системе можно хранить не только текстовые файлы, но и аудио, видео, презентации, архивы и изображения. Хранение документов осуществляется по категориям: входящие, исходящие и внутренние. (рис.2)

Рис.2 Хранение внутренних документов в «1С:Документооборот»

Оперативное хранение помогает избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Ключевые возможности электронного архива — оцифровка бумажных документов, их безопасное хранение, удобный и быстрый поиск.

Быстрый поиск

Одно из главных преимуществ электронного документооборота — это легкий и быстрый поиск по базе. В «1С:Документооборот» можно без труда найти любой документ не только по реквизиту, но и по содержанию. (рис.3).

Рис.3 Полнотекстовый поиск в «1С:Документооборот»

Сотрудникам не придется тратить по нескольку часов, а то и дней на поиск нужного письма или договора. Экономия массы времени на поиск документов — это уже весомый довод в пользу внедрения «1С:Документооборота», хотя у программы припрятана еще пара козырей в функционале. Расскажем коротко о наиболее значимых.

Контроль задач

«1С:Документооборот» включают в себя функционал контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри компании, а отчеты по исполнительской дисциплине (рис.4) позволяют руководителям оперативно оценивать качество работы и нагрузку сотрудников.

Рис.4 Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот»

В «1С:Документооборот» можно ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение по срокам. К задаче можно прикрепить файлы. Специальная подсистема в программе своевременно сообщит сотруднику о новой задаче и о дате ее выполнения.

После того как сотрудник завершит задачу, он может выслать текст своим коллегам для дальнейшей работы, а непосредственный автор задачи получит уведомление об успешном выполнении.

Обработка входящей документации

Ежедневно сотрудникам компаний приходится иметь дело с огромной массой как внешней, так и внутренней переписки. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Интеграция «1С:Документооборота» с корпоративной почтой позволяет сохранять всю переписку и быстро получать доступ к ней с любого компьютера. В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. (рис.5)

Рис.5 Встроенная почта в «1С:Документооборот»

Конфиденциальность

В СЭД «1С:Документооборот» можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений к документам (рис. 6). Это гарантированно защитит важные корпоративные данные от посторонних глаз.

Для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой указаны: уровень конфиденциальности, дата изменения, автор, формат, количество листов, краткое описание. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю необходимую информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Рис.6 Настройка прав доступа в «1С:Документооборот»

Выводы

Бумажная волокита делает многие компании неэффективными, тормозит их развитие, ухудшает коммуникации с клиентами. Современные системы электронного документооборота, такие как «1С:Документооборот», позволяют забыть о громоздких и бесполезных архивах, вечной головной боли, связанной с бумажными документами, а также избавляют сотрудников от рутинной бумажной работы.

Сегодня электронный документооборот — это не просто способ современного ведения дел, но и насущная необходимость для компаний, желающих перейти на более высокий уровень корпоративной культуры.

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. Если вам требуется консультация или помощь по внедрению программы «1С:Документооборот», вы всегда можете обратиться к нам.

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/kak-1s-dokumentooborot-pomozhet-izbavitsya-ot-bumazhnoy-volokity/

Обо всем легальном
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: