Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

Содержание
  1. Как писать административные письма повторно?
  2. Устойчивые обороты деловой переписки
  3. Как написать письмо-напоминание
  4. Образец повторного письма если не ответили на первое
  5. Как оформить повторное письмо
  6. Повторное письмо заголовок
  7. Оформляем письма по госту
  8. Пять советов по повторной рассылке писем
  9. Ipc-zvezda.ru
  10. Виды служебных писем
  11. Повторные письма с просьбой того же самого образец
  12. Письмо-просьба
  13. Правила составления письма-просьбы
  14. Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  15. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
  16. Письма холодным клиентам
  17. Письма-напоминания
  18. Письма после встречи
  19. Если клиент не выходит на связь
  20. Повторное письмо если нет ответа образец
  21. Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный
  22. Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать
  23. Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок
  24. Если виноваты — признайте это и попросите помочь
  25. Придерживайтесь принципа двойной деликатности
  26. Не делайте поспешных выводов
  27. Наращивайте давление постепенно
  28. Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)
  29. Наступите на горло собственной песне
  30. Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»
  31. Как отвечать тем, кто «только спросить»
  32. Как выходить из конфликтов

Как писать административные письма повторно?

Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать

бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами. Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Устойчивые обороты деловой переписки

Мы надеемся, что Вы сочтете возможным… Не откажите нам в любезности… Мы будем (крайне, искренне) благодарны Вам, если… Будем весьма признательны… Мы были бы весьма обязаны Вам, если… Мы были бы весьма обязаны за… Позвольте обратиться с просьбой о… посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма, Мы рады (направить, послать, выслать, препроводить) Направляем, посылаем, высылаем (Вам), препровождаем, возвращаем Согласно прилагаемому списку В ответ на Ваше письмо от (дата) (на Ваш запрос, просьбу) Ссылаясь на Ваше письмо от… Согласно нашей договоренности… В соответствии с дополнительным протоколом… На основании дополнительного договора (соглашения) В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) Ключевая фраза письма-подтверждения не может обходиться без слов, образованных от глагола «подтверждать» Ваше письмо от… нами получено… Благодарим за каталог, который мы получили… Посылаем наше подтверждение… В подтверждение своего согласия… ОАО «Икс-Игрек» подтверждает… С удовлетворением подтверждаем… 1.

Как написать письмо-напоминание

Письмо-напоминание – одна из разновидностей деловой переписки.

Такая форма корреспонденции может использоваться в совершенно разных ситуациях, в частности, тогда, когда нужно напомнить второй стороне

  1. о соблюдении норм закона,
  2. об исполнении взятых на себя обязательств,
  3. о приближении какого-то важного мероприятия или даты и т.д.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению.

Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

В некоторых случаях письма-напоминания используются тогда, когда иная форма передачи сообщений от одной стороне другой по какой-либо причине невозможна (например, в соответствии с условиями договора).

Основная цель написания данного вида делового письма — напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

Стоимость выполненных работ составила 11.890.714 /одиннадцать миллионов восемьсот девяносто тысяч семьсот четырнадцать/ рублей, что подтверждается актом сдачи-приемки выполненных работ от 30 октября 2012 года.

Расчеты за выполненные работы, согласно п.

Образец повторного письма если не ответили на первое

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Во избежание недоразумений пересылаем снова».

Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый».

Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?

Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий.

Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного

«я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке»

. непогашенным, но и продолжает расти, поэтому

1 позволит. Вам напомнить о 2. Пользуясь случаем, позвольте напомнить, что.

Вынуждены напомнить. Вам, что срок оплаты счетов за печать заказанной.

Вами полиграфической продукции проходит (дата) 8. В. Кстати, напоминаем. Вам, что отгрузка. Вами товаров со склада было закончиться еще (дата) 9.

Уместно будет напомнить, что 10. Полагаем, что эта неуплата является лишь упущением, и надеемся, что.

Вы устраните ее в течение 11.

Чтобы. Вы смогли быстрее сориентироваться в ситуации, посылаем.

Как оформить повторное письмо

Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!». Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала.

Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка » вторично «.

Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа.

  1. Мы настаиваем…
  2. Обращаем Ваше внимание…
  3. Требуем от Вас …
  4. Убедительно/настоятельно просим…
  5. Ставим Вас в известность …
  6. Напоминаем Вам…
  7. Считаем необходимым уведомить Вас…

Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации.

Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств. Правила составления и рекомендации по составлению документов.

Источник: http://152-zakon.ru/povtornoe-pismo-esli-net-otveta-obrazec-12444/

Повторное письмо заголовок

Ваше пренебрежительное отношение к нашим просьбам наносит ущерб нашему сотрудничеству, которая когда-то была плодотворной Последнее напоминание и предупреждение о дальнейшие юридические действия В случае, если деликатные напоминания и требования не дали желаемых результатов, вы вынуждены будете обратиться в суд или расторгнуть контракт. Следует сообщить об этом адресата, но сделайте все возможное, чтобы тон и стиль письма окончательно убедили его в том, что для вас это крайне неприятный, однако единственно возможный выход из ситуации: 66 1. Ваша задержка с оплатой счетов является серьезным нарушением условий контракта, поэтому мы вынуждены передать это дело в нашего юридического отдела 2. Поскольку. Вы не отреагировали на наши неоднократные напоминания, мы передали дело нашему адвокату 3 нам очень обидно сообщать, что учитывая большую задолженность. Ваш кредит временно закрыт 4.

Обнаружив нарушение, вы имеете право высказать партнеру претензию и требовать их ликвидации, скажем, замены некачественного товара; вы можете настаивать на возмещении причиненных убытков, уплате штра.

АФУ и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта. Обычно сначала присылают письмо-напоминание, в котором аргументировано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а затем-претензию Например: .
Уважаемые! .

Считаем нужным напомнить. Вам, что, соблюдая условия заключенного нами контракта № от (дата), мы отправили в. Вашу страну специалистов нашей фирмы, чтобы провести геологическое исследование местности. Согласовано (договоренность), что оплату предоставленных услуг.

Вы совершать ежеквартально по нашим сч тов и подробную калькуляцию, прилагаемых к ним.

Оформляем письма по госту

Вам копии счетов, срок оплаты которых уже истек 12. Наша бухгалтерия сообщила, что. Вы вовремя не оплатили несколько счетов 13.

Надеемся, что эта неуплата — лишь досадная ошибка, которая будет исправлена ??в ближайшее время 14. Извините (нам обидно), что вынуждены побеспокоить.

Вас по этому поводу Повторные напоминания 1.

Важно

Нам очень неудобно, что вынуждены снова напомнить. Вам о 2. На сожалению, вынуждены снова напомнить. Вам, что до сих пор не получили от. Вас оплаченных счетов 3 нам очень обидно, что вынуждены вновь напоминать о наличии нескольких сих пор не оплаченных счетов 4.

Задержка. Вами оплаты противоречит нашим предыдущим договоренностям об условиях торговли. Мы сохраняем за собой право дальнейших действий 5. Ваше нежелание четко придерживаться сроков оплаты является нарушением условий контракта 6. Жаль, но вынуждены сообщить.

Пять советов по повторной рассылке писем

Так удачные письма принесут вам еще больше пользы!2. Сделайте ссылку на предыдущие письма.Проявив немного смекалки, вы сумеете так построить предложения в текущем сообщении, чтобы подчеркнуть что-то из прошлого письма.

При этом основное внимание пользователя, разумеется, должно быть сфокусировано на свежем выпуске рассылки.

Ссылку можно разместить в колонтитулах письма или в самом тексте. Например: «В предыдущем выпуске мы приводили список популярных ресурсов для веб-дизайнеров».

И далее речь может идти о каких-либо особенностях дизайна.

Подобное упоминание не вызовет раздражения у тех, кто читал ваше прошлое сообщение, но сможет привлечь внимание подписчиков, которые по каким-то причинам пропустили письмо или забыли его просмотреть. По результатам проводимых исследований, примерно 21% пользователей нажимают на подобные ссылки, указывающие на ранее присланный материал.

Ipc-zvezda.ru

Надо просто использовать такую же модель письма, не повторяя при этом его содержимое. Невозможно определить какой-то один элемент, который сделал конкретный выпуск рассылки успешным. Нужно рассмотреть картину в целом.

Возможно, это очень выгодное предложение вашим клиентам? Или выбранное позиционирование ссылок? А может быть, цвет заголовков? Ищите ответы, анализируя все возможные варианты, чтобы применить удачные стратегии в будущем! 5.

Используйте широкий набор инструментов.Не стоит воспринимать электронную почту как изолированный маркетинговый канал.

Виды служебных писем

Вам по этому поводу, однако все наши напоминания о необходимости отгрузить нашей компании товар сих пор остались без ответа 13. Мы раз продолжаем. Вам срок для оплаты счета-фактуры 14. Просим оплатить задолженность в течение дней 15.

Мы ждем оплаты наших счетов уже месяцами. Просим перевести надлежащую сумму на наш счет в банке до конца этой недели 16.

Наше сотрудничество было довольно плодотворным, и ее продолжение будет возможным только при условии погашения долга до (дата) 17 мы уже несколько раз (неоднократно) письменно обращались к. Вам с просьбой объяснить, почему.

Источник: https://sudznatoki.com/kak-pisat-administrativnye-pisma-povtorno/

Повторные письма с просьбой того же самого образец

Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

› Гражданское право

статьи Загрузка…

Письмо-просьба — это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

  • причина обращения
    • В связи с неполучением.
    • Учитывая социальную значимость .
    • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество).
    • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей).
    • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
    • Ввиду задержки получения груза.
    • Исходя из результатов переговоров по вопросу о. и т. п.
  • цель обращения
    • В целях выполнения распоряжения.
    • В целях скорейшего решения вопроса.
    • Для согласования вопросов.
    • В целях обеспечения безопасности прохождения груза.
    • Во избежание конфликтных ситуаций. и т. п.
  • ссылки на основание для обращения
    • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
    • В связи с обращением в наш адрес.
    • На основании устной договоренности.
    • На основании нашего телефонного разговора.
    • Согласно постановлению правительства.
    • Согласно протоколу о взаимных поставках. и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения — человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа (» Прошу. «), от первого лица множественного числа (» Просим.

«), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: » Дирекция просит. «, » Администрация просит. «, » Совет трудового коллектива просит. » и т. п.

), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ( Администрация и Совет трудового коллектива просят. ).

Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу. ( Просим. ) . Одновременно прошу. ( Также просим. ) . А также прошу. ( А также просим. ) .

и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении. 2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова » Прошу. » — тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).

3. Не спешите благодарить адресата заранее . Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

  • Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой. . об отправке в наш адрес. . о направлении в мой адрес. . о высылке в адрес нашей организации. . о предоставлении мне.
  • Просим (прошу) Вас (вас). . сообщить (нам). . выслать (мне). . срочно представить. . немедленно доложить. . известить (руководство предприятия) о. . проинформировать меня о.
  • Прошу Вашего (вашего) согласия на. . отправку в адрес. . предоставление нам. . ознакомление . с. . передачу . следующего оборудования.
  • Просим Вашего (вашего) содействия в. . получении. . скорейшей отправке. . предоставлении дополнительной информации относительно. . проведении.
  • Прошу Ваших (ваших) указаний. . на заключение договора о. . на выдачу со склада предприятия . представителю. . на оформление документов о. . на пересмотр.
  • Просим Вас не отказать в любезности и . .

Письмо-просьба

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.

Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Правила составления письма-просьбы

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.

Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

  • сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
  • причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
  • ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
  • цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.

), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.

Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Источник: https://39prav.ru/grazhdanskoe-pravo/povtornye-pisma-s-prosboj-togo-zhe-samogo-obrazets.html

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Повторное письмо если нет ответа образец

Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать

бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами. Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Как пишется повторное письмо на котоорое не ответили

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ.

Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!». 

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты».

Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится.

Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там.

Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору.

Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос.

Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит…» Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия.

Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.

Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа.

Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит??? Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить. 

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно.

Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя».

Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Источник: https://kontur.ru/articles/5670

Обо всем легальном
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: