Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Содержание
  1. Как операторы ЭДО подключают контрагентов? Стратегия и приёмы #электронный документ #СЭД #ECMJ
  2. «У меня все ходы записаны!»
  3. Извещение о переходе на электронный документооборот
  4. Активная фаза: подключение и сопровождение
  5. Онлайн-обучение
  6. Источники информации и руководства
  7. Страницы сайта с гайдами
  8. Удаленный инструктаж по подключению
  9. Берите на заметку: способы мотивации
  10. ***
  11. От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот
  12. 1. Получите электронную подпись
  13. 2. Подключитесь к оператору ЭДО
  14. 3. Выберите способ работы с ЭДО
  15. 4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
  16. При чем тут «Информатика и Сервис»?
  17. Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов
  18. В каких программах «1с» реализован эдо?
  19. С чего начинается работа с эдо?
  20. Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?
  21. Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
  22. Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
  23. Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
  24. Приглашение принято. Что дальше?
  25. Как правильно распечатать электронный документ?
  26. Как отправлять универсальный передаточный документ?
  27. Выводы
  28. Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)
  29. Документы, которые можно передавать через ЭДО
  30. Автоматизация документооборота
  31. Принципы работы в Диадоке  
  32. Как выглядит документ в Диадоке?
  33. Основные этапы перехода на ЭДО
  34. 1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам
  35. Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО
  36. Как начать использовать 1С-ЭДО 
  37. Сколько стоит 1С-ЭДО 

Как операторы ЭДО подключают контрагентов? Стратегия и приёмы #электронный документ #СЭД #ECMJ

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Представьте, что вам нужно перевести на электронный документооборот если не всех контрагентов, то хотя бы подавляющую часть. Задача усложняется, когда организаций несколько сотен или даже тысяч. С чего начать и как убедить их в переходе на ЭДО? В случае с большой базой поставщиков, партнеров, подрядчиков или покупателей добиться желаемого результата помогает проект подключения.

«У меня все ходы записаны!»

Проект подключения (далее – ПП) представляет собой стратегию по переводу контрагентов на обмен электронными документами. Включает в себя мероприятия по информированию, мотивации и сопровождению контрагентов. ПП состоит из этапов планирования, реализации и подведения итогов:

Стандартный проект подключения контрагентов включает в себя три стадии

ПП разрабатывает и проводит команда, в которую входят специалисты оператора ЭДО и сотрудники заказчика. Со стороны исполнителя держит руку на пульсе руководитель проекта подключения (далее – РПП).

Интересы компании, чьих контрагентов предстоит подключать, представляет руководитель проекта от заказчика (далее – РПЗ).

С этой ролью, как подчеркивают специалисты оператора ЭДО, лучше всего справляются сотрудники, чья работа напрямую связана с документооборотом, и кто влияет на соответствующие процессы организации. Выделение такого человека повышает успех проекта.

Например, это может быть главный бухгалтер или руководитель отдела. Еще один удачный кандидат на роль РПЗ – инициативный, умеющий планировать и достигать результатов project-менеджер. Правда, в его случае должно быть подспорье, например, приказ от высшего руководства о внедрении в компании межкорпоративного документооборота.

Извещение о переходе на электронный документооборот

На первом этапе проекта подключения важно обеспечивать контрагентам максимальный доступ к информации.  Для того чтобы оповестить всех о возможности перехода на ЭДО, команда проекта определяет, какие мероприятия могут в этом помочь. Например:

●    рассылки писем по адресам электронной почты;

●    печатная реклама на документах и конвертах исходящей корреспонденции;

●    SMS-рассылка. Такой вариант информирования больше всего подходит для проектов, где контрагенты «не привязаны» к офису. Это страховые агенты, водители такси и др.;

●    размещение информации на сайтах, внутренних порталах, в личных кабинетах. Например, интернет-провайдер «МАРК-ИТТ» опубликовал новость на своем официальном сайте. Это был один из каналов, с помощью которого контрагенты узнали, что бизнес-партнер переходит на обмен электронными документами:

Компания «Марк-ИТТ» выбрала информирование через сайт

Активная фаза: подключение и сопровождение

Итак, руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика определили набор мероприятий, с помощью которых будут проинформированы контрагенты. Первая волна кампании, как показывает практика, подогревает интерес контрагентов, заставляет задуматься о необходимости перемен.

Сразу после первых обзвонов и рассылок к сервису ЭДО подключаются не все. Остается часть контрагентов, которые будут сомневаться, проигнорируют, пропустят или не заинтересуются приглашением. С ними работа ведется плотнее и в ход идут более изощренные, мотивационные уловки. Но об этом чуть позже.

Проект подключения подразумевает под собой и сопровождение контрагентов – начиная от получения ими первичной информации о том, что такое ЭДО, и заканчивая консультированием по работе в сервисе. На все возникающие вопросы контрагенты получают своевременные и развернутые ответы, причем в разных форматах.

Индивидуальные демонстрации

Специалист оператора ЭДО проводит удаленную презентацию, рассказывает о возможностях электронного документооборота, показывает, как работать в сервисе обмена и что в техническом плане для этого необходимо.

Онлайн-обучение

Представители сервиса обмена Synerdocs регулярно проводят вебинары для всех, кто заинтересован в переходе на ЭДО или пока только присматривается и хочет получить ответы на вопросы.

Вебинар полезен всем, кто планирует извлечь выгоду от электронного  документооборота с контрагентами

Источники информации и руководства

Контрагенту высылается набор справочных материалов, воспользовавшись которыми, он сможет самостоятельно подключиться к сервису обмена электронными документами и начать в нем работать.

Страницы сайта с гайдами

Такой вариант сопровождения доказал свою эффективность на особо крупных проектах, где количество контрагентов исчисляется тысячами. Страница отражает последовательность действий, которые нужно предпринять для подключении к оператору ЭДО. Здесь же прописываются индивидуальные условия (если таковые имеются). Например, промокод для льготного приобретения сертификата электронной подписи.

Удаленный инструктаж по подключению

Подходит для контрагентов, которые с новыми технологиями на «вы». Специалисты оператора ЭДО подключаются к рабочему столу в удаленном режиме и регистрируют абонента в сервисе. Далее проводится инструктаж по основной функциональности – как подписывать документы, отправлять их и др.

Берите на заметку: способы мотивации

Для того чтобы контрагент захотел подключиться к ЭДО, он должен быть замотивирован. В случаях, когда явного желания переходить на электронный документооборот нет, его создают.

Василий Сапаров, руководитель проектов подключения SynerdocsНа наших проектах мы перепробовали различные способы мотивации, поэтому точно можем сказать, что и где сработает. В зависимости от специфики бизнеса заказчика, от положения, которое его компания занимает на рынке, и какие взаимоотношения складываются с контрагентами (сугубо деловые, дружественные либо сложные), строится дальнейшая политика.У нас есть целый ряд рекомендаций для сочетания принципов «кнута» и «пряника». Именно комбинирование таких стимуляторов (от жестких до демократичных) позволяет преподнести контрагентам блюдо под названием «электронный документооборот» в наиболее привлекательном свете.Прежде чем пробовать ограничительные меры или раздавать бонусы направо и налево, я как руководитель проекта оцениваю риски и предлагаю заказчику такие мотивационные приемы, которые контрагенты воспримут наиболее лояльно. Все-таки наша задача – не заставить насильно перейти на ЭДО, а подтолкнуть контрагента к этому шагу.

Итак, что же это за способы мотивации:

«Пряник»«Кнут»
 Бонусы от вашей компании: скидки по прайсам, дополнительные привилегии и льготы, оплата трафика за приглашение нового контрагента.Штрафные санкции. Компания, заинтересованная в том, чтобы ее контрагенты переходили на ЭДО, может наказывать тех, кто противится этому шагу. Например, можно включить в прайс расходы на обработку бумажных документов.
Ультиматум. Лучший способ быстро подключить контрагентов – сделать ЭДО обязательным требованием для работы с вами. К сожалению, далеко не каждый может занимать жесткую позицию по этому вопросу. Однако есть и исключения. Это касается крупных и авторитетных компаний, с которыми контрагентам невыгодно прекращать работу. Поэтому они идут на поводу и соглашаются на новые условия.

***

Со стороны процесс подключения контрагентов наверняка выглядит труднореализуемым, ресурсоемким, затяжным. Но на самом деле сложность ПП раздута. Вне зависимости от того, какое число контрагентов предстоит подключать, команде проекта под силу это сделать.

Большую часть хлопот по работе с контрагентами – их информированию, сопровождению, мотивации, подключению – берет на себя РП со стороны исполнителя. Главное, придерживаться разработанного плана и использовать опыт специалистов оператора ЭДО, которые разбираются в предметной области документооборота и точно знают, как отразить любые возражения контрагентов.

Завершение проекта подключения вовсе не означает его конец. Специалисты оператора ЭДО продолжают консультировать РПЗ по вопросам подключения новых контрагентов, при необходимости продумывают дополнительную мотивация для «крепких орешков», кто все еще уклоняется от работы с электронными документами.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Kak-operatory-EhDO-podkljuchajut-kontragentov-Strategija-i-prijomy.aspx

От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Итак, вы приняли важное решение перейти на электронный документооборот (ЭДО). Это значит, что вы уже знаете обо всех преимуществах, которые приобретете. Если нет, то сначала прочитайте нашу статью о выгодах электронного документооборота.

1. Получите электронную подпись

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП.

Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап.

Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются.

Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших парнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота.

Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов).

Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО.

Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом.

Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом.

Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке.

С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе.

Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль).

И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных парнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект.

Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО.

В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Оригинал статьи размещен здесь: https://infoservice.ru/blog/edo/instruction/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/596cb691e86a9e0873b246db/ot-bumagi--k-cifre-poshagovaia-instrukciia-po-perehodu-na-elektronnyi-dokumentooborot-5ced00f4d2421400b4589777

Топ 9 вопросов про электронный документооборот от наших клиентов

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

В каких программах «1с» реализован эдо?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

С чего начинается работа с эдо?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

  • Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
  • Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
  • В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
  • После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
  • Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта».

Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента.

Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор.

При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами.

Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы.

Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке.

Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя.

В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом.

В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

  • Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
  • После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
  • После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
  • После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур, Тензор и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

  • Открыть документ в «Архиве ЭДО».
  • Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
  • В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
  • В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа.

В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель.

Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

  • УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
  • УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

  • Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
  • Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

  • Открыть «Настройки ЭДО».
  • Выбрать нужного контрагента.
  • Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
  • Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С».

Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию.

Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Источник: https://www.1ab.ru/blog/detail/top-9-voprosov-pro-elektronnyy-dokumentooborot-ot-nashikh-klientov/

Для чего бизнесу нужен электронный документооборот (ЭДО)

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

  • оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге.

Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд.

Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

  • сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.  

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

  • сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

  • упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

  • сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

  • улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.  

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

  • счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
  • акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
  • любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

Как правило, сначала компании переводят в электронный вид первичные документы и счета-фактуры. Со счетами-фактурами связан вычет НДС, поэтому на них контролирующие органы обращают особое внимание.

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Если счет-фактура не соответствует формату, утвержденному Приказом ФНС от 19.12.

2018 № ММВ-7-15/820@, не подписан квалифицированной электронной подписью, не передан через оператора ЭДО, у него не будет юридической силы.  

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг.

Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике.

Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

  • экспедиторская/складская расписка
  • МХ1, МХ3
  • КС-2, КС-3
  • заказ на работу
  • заявка на проведение ремонта/услуг
  • спецификация
  • М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
  • реестр (актов, расходов, услуг)
  • смета, ценовой лист
  • протокол разногласий
  • претензия
  • отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

  • срок оплаты, изменения тарифов;
  • формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
  • штрих-код для ведения домашнего архива;
  • специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
  • двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке  

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.  

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту.

Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа.

Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.  

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.  

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками.

В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов.

Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.  

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

  • Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

  • Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

  • Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

  • Четвертый шаг — измерение результата.   

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Источник: https://kontur.ru/articles/5390

1С-ЭДО — бесконтактный способ передачи документов контрагентам

Как должен выставлять документы по эдо контрагент

Что такое электронный документооборот с контрагентами и в чем его выгоды по сравнению с бумажными документами, знают многие. Сейчас сотрудники в связи с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой вынуждены работать из дома, и ЭДО — кажется, еще и единственный безопасный способ взаимодействия по документам между поставщиками и покупателями.

В этом материале мы хотим показать Вам, пользователям 1С, что есть возможность быстро и легко начать применять электронный документооборот с контрагентами. А если Вы уже используете ЭДО от другого вендора, то можете прямо в своей программе 1С бесплатно получить новый идентификатор участника ЭДО и сравнить удобство работы с электронными документами в решении от фирмы «1С» — сервисе 1С-ЭДО. 

Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО

  • решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С;
  • информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты.

    С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.

    Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами;

  • на основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы;
  • при первом получении новой номенклатуры от поставщика нужно указать, чему она будет соответствовать, в дальнейшем она сопоставляется автоматически. Можно выбрать номенклатуру из своей базы, создать по полученным данным от контрагента или загрузить из специального сервиса 1С:Номенклатура;
  • формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С — в один клик;
  • автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов;
  • удобно отвечать на требования налоговой о предоставлении документов. Не надо искать бумажные документы, копировать их и организовывать отправку — все документы подбираете прямо в программе 1С, подписываете электронной подписью и отправляете через 1С-Отчетность. Опись при этом формируется автоматически;
  • настройка обмена с контрагентами осуществляется непосредственно из программы 1С. При этом с абонентами некоторых крупных операторов ЭДО возможен автоматический роуминг, т. е. нет необходимости ожидать обработку оператором заявки на настройку роуминга.

Как начать использовать 1С-ЭДО 

Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.

Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:

  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0;
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;
  • 1С:Комплексная автоматизация 8, ред. 1.1 и 2.0;
  • 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т. ч. базовые);
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 1.0 и 2.0;
  • 1С:Управление производственным предприятием 8;
  • 1C:Управление нашей фирмой;
  • 1С:Розница 2.2 (в т. ч. базовая);
  • 1C:Управление холдингом 8.

Если нет программы 1С, можно использовать бесплатную программу 1С:Клиент ЭДО. Сервис 1С-ЭДО также доступен пользователям облачных решений 1cfresh.com.

Можно использовать ту электронную подпись, с которой Вы сдаете отчетность. Остается только зарегистрироваться у оператора ЭДО и пригласить своего контрагента к обмену или принять приглашение от него. Все это — в одном удобном помощнике подключения к ЭДО.

Если подписи нет, то из помощника подключения можно сформировать и отправить заявление на сертификат электронной подписи с помощью сервиса 1С:Подпись.

Сколько стоит 1С-ЭДО 

Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа СтартЭДО.

Теперь это не нужно и для Вас бесплатно:

  • регистрация в сервисе 1С-ЭДО;
  • приглашения контрагентам, в т. ч. в роуминге;
  • входящие документы от контрагентов;
  • до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно;
  • возможность обмена документами в роуминге;
  • получение дополнительных идентификаторов участника ЭДО;
  • консультации федеральной службы техподдержки 1С-ЭДО.

Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. 

Таким образом, если Вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для Вас будет полностью бесплатный.

Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 рублей.

Применяется следующий алгоритм расчета:

  • каждый отправленный счет-фактура плюс два любых документа, не являющихся счетами-фактурами составляют один комплект документов;
  • отправленные документы, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе со счетами-фактурами в комплекты в соответствии с предыдущим абзацем, формируют комплекты по правилу: 2 электронных документа составляют один комплект документов.

Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости можно выбрать партнера из списка или оставить заявку на сайте сервиса 1С-ЭДО.

Подписывайтесь на 1С:Антикризис

   

Партнеры 1С помогут

Источник: https://v8.1c.ru/metod/article/1s-edo-beskontaktnyy-sposob-peredachi-dokumentov-kontragentam.htm

Обо всем легальном
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: