Информационные письма в торговую сеть образец

Содержание
  1. Как написать продающее письмо для рассылки? [ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО]
  2. Что такое продающая рассылка?
  3. Стратегии продающих писем
  4. Структура и дизайн продающего письма
  5. Как часто рассылать продающие письма?
  6. Как рассылать продающие письма?
  7. Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
  8. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
  9. Письма холодным клиентам
  10. Письма-напоминания
  11. Письма после встречи
  12. Если клиент не выходит на связь
  13. Письмо – запрос. Примеры и бланки
  14. Нюансы составления письма
  15. Скачать бланк и образец письма – запроса
  16. 4. Примеры различных писем – запросов
  17. Письмо-запрос о предоставлении документов
  18. Письмо-запрос в налоговую
  19. Письмо-запрос в банк
  20. Письмо-запрос акта сверки
  21. Способы отправки письма – запроса
  22. Сроки ответа
  23. Образцы информационных писем
  24. Структура информационного письма: 5 обязательных разделов
  25. Виды информационных писем: 5 готовых образцов
  26. Извещение (уведомление)
  27. Подтверждение намерений
  28. Разъяснение
  29. Напоминание
  30. Рекламное письмо (коммерческое предложение)
  31. Скачать образец и пример информационного письма:
  32. ссылкой:
  33. Деловое письмо: образец 2020 года, как оформить и написать
  34. Виды деловых писем
  35. Как правильно написать деловое письмо
  36. Образцы деловых писем
  37. Примеры благодарственного письма
  38. Шаблон гарантийных писем
  39. Образец информационного письма
  40. Пример письма-ответа
  41. Шаблон письма-претензии
  42. Образец писем на английском в деловой переписке
  43. Чего нельзя допускать в деловом письме?
  44. Как отправить письмо?
  45. Составления писем-просьб с объяснением: примеры
  46. Письмо-просьба о выделении денег
  47. Письмо о поставке товара
  48. Письмо-просьба о получении скидки
  49. Письмо о снижении стоимости арендной платы
  50. Письмо-просьба про оплату долга
  51. Письмо об отсрочке платежа поставщику
  52. Заключение

Как написать продающее письмо для рассылки? [ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО]

Информационные письма в торговую сеть образец

Вы любите, когда вам продают? Когда консультанты в магазине атакуют со всех сторон и вместо того, чтобы выбирать товар, вы вынуждены отбиваться от навязчивого сервиса? То же самое чувствует ваш подписчик, когда вместо аккуратной продающей рассылки ему летит тонна СПАМа. Поэтому сегодня мы поговорим о том, как написать продающее письмо «по науке» и поделимся практическими советами.

Что такое продающая рассылка?

Продающее письмо — это персонализированное (в идеале) коммерческое предложение, которое может включать в себя акции, спецпредложения, подарки, распродажу и т.д.

такие письма нужны, чтобы значительно увеличить продажи.
Но прежде чем засылать продающее письмо, клиента нужно подготовить к совершению покупки.

Лучше всего продающее письмо работает в цепочке, которая работает в любой нише.

Последовательность действий:

•    Прогрев контентной цепочкой (3-4 письма) — самый сложный этап. На этой стадии вы нарабатываете экспертный статус и делитесь ценной информацией, приучаете подписчиков читать ваши письма.

•    Анонс продажи — микс контентного и продающего письма. Показываем выгоды от покупки, не предлагаем купить напрямую.

•    Коммерческое предложение — собственно продажа, делаем предложение, от которого невозможно отказаться (спеццена для подписчиков, ограничение по времени и т.д.)

Есть другой способ.

Очень частая ситуация: есть база клиентов, но с ней работают от случая к случаю. На создание прогревающей цепочки потребуется время, а вам нужно проверить качество базы и сделать продажи здесь и сейчас.

Что делать в этом случае? Сегментировать базу (отделить любителей кошечек от любителей мышек) и сделать подписчикам адресное предложение. Т.е. сразу прислать коммерческое предложение и таким образом проверить активность и состояние базы в целом.

Эффективная продающая рассылка действует как полнолуние на оборотней. Ваш клиент должен «сорваться с цепи», увидев грамотную e-mail рассылку и пуститься во все тяжкие. Купить то, что ему предлагают и даже больше.

Стратегии продающих писем

Определяем, для кого писать продающие письма.

Вашу рассылку будут читать как действующие клиенты, которые уже что-то покупали, так и потенциальные, которые хотят «прицениться» перед покупкой. От вашей целевой аудитории будет зависеть посыл письма:

Первый заказ. Такое письмо ориентировано на потенциальных клиентов. В письме вы подогреваете интерес к покупке и предлагаете выгодные условия.

Рис. 1. Пример первого письма в формате «забытая корзина». Служит напоминанием для пользователя и предлагает дополнительную скидку в 25%. Такое письмо можно отправить, только если пользователь уже зарегистрирован в базе.

Программа лояльности. Рассказываете текущим клиентам об акциях, спецпредложениях, предлагаете новинки.

Рис. 2. Часть письма от крупного интернет-магазина. Каждый блок предлагает клиенту приятную скидку и возможность перейти в соответствующий раздел сайта. Блоки сделаны с учетом интересов покупателя и истории его покупок.

Upsell. Вы уже знаете, что любит ваш клиент и предлагаете дополнительные товары по теме, сопутствующие товары и аналогичные.

Рис. 3. Подборка одежды в блоке письма генерируется с учетом просмотренных страниц. Также клиенту можно предложить товар, который дополняет уже купленные (перчатки к куртке, например)

Рассылка прямо в цель.

В отличие от массовой рассылки, узко таргетированная рассылка поможет вам делать клиентам персональные предложения. На этапе регистрации можно задать несколько дополнительных вопросов.

Например, если это интернет-магазин, то можно выяснить пол и размер одежды и предлагать только актуальный товар.

Структура и дизайн продающего письма

Если вы раньше встречались с landing page, то хорошо представляете себе структуру посадочной страницы. Письмо строится по этой же схеме:

Рис. 4. Простой шаблон письма со всеми необходимыми элементами.

Структура продающего письма включает в себя:

  • Логотип и дескриптор. Логотип работает на узнаваемость, его можно расположить по левому краю или в центре. Дескриптор нужен, чтобы парой слов описать тематику вашей рассылки.
  • Первый экран. Вытаскивайте свое самое вкусное предложение на первый экран. Первый экран — то, что видно без прокрутки колеса мыши. Здесь обязательно должен быть заголовок (цепляет внимание) и оффер (излагает суть предложения). Джозеф Шугерман советует копирайтерам: «Ваше первое предложение должно быть заманчивым, коротким и легким для чтения. Никаких длинных, многосложных слов — пусть оно будет кратким, звучным и почти что неоконченным, чтобы читателю пришлось перейти к следующему». Так и пишите заголовки.
  • Смысловые блоки. Размещайте блоки как на лендинге, один за другим. Учитывайте, если вы добавляете в письмо каталог из 3-6 позиций, то клиент преимущественно видит то, что размещено в левом верхнем углу. Лучше размещать 1-2 блока с товарами в одной строке — так внимание пользователя меньше распыляется.
  • Призыв к действию (CTA) и кнопка чтобы читатель начал действовать и смог перейти на страницу с продуктом и оформить покупку.
  • В футере письма дайте контакты, ссылки на соцсети и предусмотрите возможность отписаться от рассылки, чтобы вас не заблокировали за рассылку СПАМа.

Учитывайте то, что клиент принимает решение о прочтении письма еще до того, как его откроет. Вам нужно следить на тремя элементами, которые напрямую влияют на открываемость или Open Rate:

Кто отправитель письма? Отправитель письма — либо название компании, либо имя лица, от имени которого вы пишите рассылку. Забудьте про Антонио Арчибальдова и адрес noreply@domainname.ru. Вычурные имена и адреса, с которыми невозможно связаться, не вызывают доверия и снижают открываемость.

Какой заголовок письма? Тестируйте несколько вариантов заголовков, интригуйте и обещайте. Если подписчик не клюнет на тему, даже шедевр имейл маркетинга не спасет ситуацию. Не открыл = не купил.

Какой подзаголовок? Текст, который виден подписчику после заголовка. Используйте его, чтобы подробнее раскрыть тему письма. Следите, чтобы в подзаголовок не просочились стандартные фразы «Если письмо не открывается в браузере — пройдите по ссылке» и т.д.

Как часто рассылать продающие письма?

Если придерживаться экологичной теории (никому не вредить и не рассылать СПАМ) и если у вас есть полезный контент, которым вы хотите поделиться, то на каждые 3-4 контентных письма может приходиться 1 продающее письмо.Частотность в этом случае 1 — максимум 2 раза в неделю.

Однако мастодонты, крупные интернет-магазины, отправляют продающие письма каждый день! В каждом — акция, большая скидка, промо-код. Т.е. когда бы ты не зашел в почту, там тебя ждет письмо.

Еще один способ ненавязчивой продажи — смешать полезный контент и продажу. Поделились полезной информацией, подвели черту и рассказали о платном продукте. Так и подписчики не отписываются и продажи идут. Это подходит для анонса продукта. Для акции и спецпредложений нужно писать отдельные письма.

Как рассылать продающие письма?

Чтобы разослать письмо, нужно его сверстать и настроить счетчики на кнопки и ссылки, и загрузить его в почтовую программу.

Можно облегчить себе задачу и автоматизировать процесс с помощью сервисов-респондеров. Доступные и функциональные — Getresponse, MailChimp, MailSales, UniSender. В сервисе можно создавать письма без навыков верстки и программирования, можно легко замерить результативность и интегрироваться с соцсетями.

Давайте дружить!

Хотите настроить автоматическую цепочку писем? Оставьте заявку и получите коммерческое предложение по e-mail рассылке. Хотите научиться самому создавать эффективные продающие письма? Добро пожаловать на наш курс обучения e-mail маркетингу.

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ!

Читать еще больше статей в источнике:https://convertmonster.ru/blog

Источник: https://zen.yandex.ru/media/convertmonster/kak-napisat-prodaiuscee-pismo-dlia-rassylki-polnoe-rukovodstvo-59d79cab9b403c4c5f22d18a

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Информационные письма в торговую сеть образец

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

В S2 есть:

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
  • checkбесплатный тестовый период 7 дней.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Письмо – запрос. Примеры и бланки

Информационные письма в торговую сеть образец

В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.

Нюансы составления письма

Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4.

Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.

При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.

Скачать бланк и образец письма – запроса

Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)

Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)

4. Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схеманаписания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3.

Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума.

Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1.

«Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.
Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word,  29 Кб)

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Способы отправки письма – запроса

Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации.

Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3.

Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.

Сроки ответа

Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании.

Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз.

Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).

Источник: https://www.rublanki.ru/pisma/pismo-zapros-gotovye-primery-i-blanki/

Образцы информационных писем

Информационные письма в торговую сеть образец

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(12 4,42 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Деловое письмо: образец 2020 года, как оформить и написать

Информационные письма в торговую сеть образец

В современных условиях при ведении бизнеса часто может потребоваться ведение переписки с партнерами, поставщиками, клиентами и контрагентами, и поэтому знать о том, как правильно написать деловое письмо следует каждому человеку, ответственному за внешние взаимоотношения. Чтобы лучше понимать, как оформить письмо, можно ознакомиться с примерами, шаблонами и образцами деловых писем.

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

  • Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
  • Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
  • Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

  • Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.
  • Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.
  • Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.
  • Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.
  • Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.
  • Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.
  • Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.
  • Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.
  • Соболезнования. Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.
  • Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

  • Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
  • Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
  • Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
  • Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

  • Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
  • Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

  • Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
  • Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
  • Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

  • Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
  • Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

  • Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
  • Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Как правильно написать деловое письмо

С точки зрения российского законодательства, принципы ведения деловой переписки не имеют строгого и обязательного соблюдения регламента в отношении наполнения самой документации.

Поэтому формально, деловое письмо может быть написано как угодно. Однако в современной деловой сфере сформировались базовые принципы оформления деловых писем.

Чтобы правильно оформить деловое письмо, достаточно следовать простой инструкции:

  1. Использование делового языка в переписке.
  2. Нейтральный тон. Даже если письмо составляется с жесткими требованиями или информированием об ответственности, оно должно быть выдержано в нейтральном тоне и без грубости.
  3. Отсутствие эмоциональной оценки. Исключение в этом случае, допускающие сдержанное проявление эмоций, составляют лишь письма-соболезнования и поздравительные письма.
  4. Отсутствие помарок или исправлений. Информация должна быть предоставлена получателю в чистом и доступном для прочтения виде.
  5. Краткость. С деловым письмом и изложенной в нем информации должно быть легко ознакомиться. При этом в тексте должны присутствовать только факты без каких-либо не имеющих значение деталей.

Ряд писем с точки зрения законодательства должен направляться получателю с соблюдением особых правил. Например, если обязательно необходимо перед обращением в суд, направить претензию — то следует позаботиться о подтверждении факта направления такой претензии. То есть — отправить документ заказным письмом с описью вложений и информированием о получении.

Образцы деловых писем

Чтобы лучше понимать, как правильно составлять и оформлять различные виды деловых писем, следует ознакомиться с примерами и образцами наиболее распространенной документации, применяемой в рамках деловой переписки.

Примеры благодарственного письма

Благодарственные письма реже всего имеют строгий регламент. В то же время, чтобы не придумывать новые формулировки, легче всего будет воспользоваться готовыми примерами благодарственного письма.

Скачать пример благодарственного письма

Шаблон гарантийных писем

Гарантийные письма практически всегда нуждаются в индивидуальной обработке — использовать готовые образцы без их адаптации под конкретную ситуацию не получится. Однако готовый шаблон гарантийных писем позволит значительно упростить ведение документооборота в компании.

Скачать шаблон гарантийного письма

Образец информационного письма

Информационные письма являются одними из самых разнообразных в деловой переписке. Многие современные компании в том числе позволяют себе отходить от правил ведения деловой документации в рамках таких писем. Однако в большинстве случаев все же рекомендуется соблюдение нейтрального тона и базовых принципов деловой переписки.

Скачать образец информационного письма

Пример письма-ответа

Письма-ответы составляются достаточно просто — в их тексте необходимо изложить полный, но максимально краткий и ответ на поставленные вопросы. Иногда, чтобы лучше понимать, как должна выглядеть подобная документация, лучше всего ознакомиться с образцом.

Скачать пример письма-ответа

Шаблон письма-претензии

В случае составления претензии, необходимо, чтобы такая претензия точно соответствовала заключенному договору и требованиям действующего законодательства. При этом адресанту необходимо все равно соблюдать деловой тон и нейтральность в переписке.

Скачать шаблон письма-претензии

Образец писем на английском в деловой переписке

Ведение деловой переписки на английском языке может быть достаточно сложным. Она предусматривает особые принципы и порядок составления письма, отличающийся от традиционных в русскоязычной среде. Поэтому лучше всего составлять подобные письма на базе образца.

Скачать образец делового письма на английском

Чего нельзя допускать в деловом письме?

В целом, есть сотни рекомендаций о том, как правильно составлять деловые письма. Но в первую очередь, следует знать о самых распространенных ошибках, которые допускаются при ведении деловой переписки. Так, в первую очередь в деловых письмах нельзя допускать следующих вещей:

  • Фамильярность. Отступление от делового стиля, хоть и встречается в отдельных случаях, но в большинстве ситуаций не поощряется в деловой переписке.
  • Использование сокращений и сленга. Деловое письмо в обязательном порядке должно быть понятно получателю, поэтому в нем не должно быть специфического сленга, многозначных сокращений и других сложных для восприятия сведений.
  • Упущение важной информации. В деловом письме в полной мере должен раскрываться поставленный вопрос.
  • Игнорирование приложений. В случае, если для рассмотрения вопроса необходимо ознакомиться с большим объемом информации — эту информацию не следует предоставлять в самом письме, а нужно сделать отдельным приложением. О чем следует упомянуть в тексте письма.
  • Незаполнение сведений об отправителе. Иногда подобную ошибку допускают в деловой переписке даже опытные секретари. У получателя письма должны быть полные сведения об отправителе, и ему должно быть понятно, кто и как отправлял это письмо.

Как отправить письмо?

Отправить деловое письмо сейчас можно несколькими способами. Если ведение переписки имеет юридическое значение, то в таком случае необходимо использовать заказное письмо с описью вложений и уведомлением о получении.

В остальных ситуациях стороны переписки сами могут определять приемлемые друг для друга способы передачи документации.

Сейчас наиболее распространенным является ведение переписки в электронном формате — это не требует излишних затрат и позволяет передавать нужную информацию практически мгновенно.

Составления писем-просьб с объяснением: примеры

Письма-просьбы могут потребоваться в самых разнообразных ситуациях. При этом следует понимать, что такие письма не содержат обязательных к выполнению требований, однако предполагают достижение определенного результата. Поэтому следует подробно ознакомиться с тем, как правильно составлять такие документы, чтобы просьба была действительно услышана и по возможности удовлетворена.

Письмо-просьба о выделении денег

В случае, если письмо-просьба касается необходимости получения средств, отправителю следует подробно описать несколько моментов. В первую очередь необходимо указать, на какие цели необходимы деньги, как именно будет обеспечиваться компенсация выделенных средств, и какие гарантии достижения поставленного результата имеет в своем распоряжении отправитель.

Скачать образец письма-просьбы о выделении денег

Письмо о поставке товара

В случае необходимости срочной поставки товара, можно послать поставщику письмо-просьбу о поставке. При этом в данном письме можно предложить особые условия по оплате поставки. Однако в большинстве случаев поставщики сами по себе заинтересованы в как можно больших объемах сбыта, поэтому особых сложностей при составлении такого письма нет.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара

Письмо-просьба о получении скидки

В некоторых случаях отправитель письма может быть заинтересован в получении скидки. В таком случае ему следует сообщить о том, почему он может рассчитывать на скидку. В частности — можно донести информацию о возможных взаимных выгодах для сотрудничества, или о больших объемах покупки.

Скачать пример письма-просьбы о получении скидки

Письмо о снижении стоимости арендной платы

Иногда, особенно в условиях кризиса, арендаторам может быть сложно выполнять полностью свои обязательства по выплате арендной платы.

В такой ситуации резонно будет направить письмо-просьбу о снижении стоимости аренды.

Аргументировать это следует непосредственно кризисной ситуацией, своевременным исполнением всех обязательств в прошлом и примерами ситуации на рынке недвижимости на текущий момент.

Скачать образец письма-просьбы о снижении аренды

Письмо-просьба про оплату долга

Кредитор заинтересован в возврате своего долга. И в некоторых случаях ему может потребоваться досрочное его погашение — тогда логично будет направить письмо-просьбу про оплату долга. В качестве дополнительной меры мотивации для должника, такое письмо может содержать информацию о снижении процентов по данному долгу.

Скачать образец письма-просьбы про оплату долга

Письмо об отсрочке платежа поставщику

Не всегда предприниматели могут вовремя рассчитаться с поставщиками. В таком случае логично будет направить письмо-просьбу об отсрочке платежа. В таком письме следует сообщить о ситуации, которая привела к таким обстоятельствам и мерах по преодолению подобной ситуации.

Скачать образец письма об отсрочке платежа

Заключение

В целом, сейчас существует огромное количество деловых писем. И понимание базовых принципов ведения деловой переписки пригодится практически каждому человеку.

Чтобы лучше понимать, как следует действовать в каждой конкретной ситуации — легче всего будет ознакомиться с разнообразными образцами деловых писем, соответствующими конкретным случаям. (8 голос.

, 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/kadry/delovoe-pismo-obrazets.html

Обо всем легальном
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: